Как да избегнете видеоконференции Кошмари

Видеоконференциите са ефективен и евтин начин да поддържате връзка със служителите и клиентите си, но има някои клопки, които трябва да избягвате.

Без значение коя индустрия сте, вероятно сте имали поне няколко видеоконферентни повиквания. Докато тези обаждания изискват малко повече оборудване, отколкото аудио конферентна връзка, те задоволяват нуждата от лице в лице време, което не може да бъде постигнато без събиране на хора. Всъщност популярността на видеоконференциите се е увеличила през последните години и това се дължи на редица причини.

Първо, видеоконференциите спестяват време и пари. Според проучване на PGi компаниите, които редовно използват видеоконференции, намират 30% понижение в цената на пътуването като цяло, което включва хотелски услуги, самолетни билети, гориво, такси, коли под наем и стипендии за храна. В допълнение видеоконференциите могат да доведат до по-висока ефективност и производителност. Друго превъзходство на видеоконференциите е, че той носи чувство за единство сред разпръснатите служители, които работят или работят в различни градове. Понякога просто се нуждаете от среща директно.

Но видеоконференциите идват с предизвикателствата си. Били ли сте някога участвали в обаждане, което е било толкова зле организирано или имало толкова много технологични флубове, че се е чувствало като загуба на време? Повечето хора вероятно са имали. Ето защо е важно да направите всичко възможно, за да избегнете следните кошмари за видеоконферентна връзка, независимо дали сте домакин или участник.

Фонов шум. Голяма полза от видео-конферентна връзка е, че ви позволява да работите от всяко място, дори и от вашия дом. Но не забравяйте, че вашата цел все още трябва да бъде колкото е възможно по-професионална. Това означава, че трябва да елиминирате всички външни шумове, включително лайове на кучета и викове. Затворете се в тиха стая без никакви разсейвания. Ако знаете, че ще имате важно обаждане, изпратете децата на баба и затворете кучетата в друга стая.

Безразборни разсейвания. Не бъдете "този човек", който забравя да заглуши себе си, когато разговаря с други хора в стаята, отговаря на друг телефонен разговор или поглъща поръчка на чаша кафе. Ако трябва да се отдалечите от обаждането, заглушавайте себе си, без значение причината.

Заглушени разговори. От друга страна, не забравяйте да се отпуснете, когато е ваш ред да говорите. Кой знае колко безброй минути и часове са загубени в нашия живот, благодарение на случайното заглушаване!

Невероятна връзка. Няма нищо по-досадно, отколкото да се започне видеообаждане. Не само пропуснете части от срещата, но губите време и енергия, опитвайки се да се върнете отново. Уверете се, че имате солидна интернет връзка от където и да работите и знаете как да го рестартирате при излизане. Също така, имайте резервен източник за свързване, ако е възможно; Например ако има приложение за вашата програма за видеоконференции, инсталирайте го на вашия смартфон и знайте как да го използвате, ако е необходимо.

Статични или смущения. Не е страхотно, когато някой пропусне всяка друга дума, която казвате (или обратно). Понякога технологията е просто звяр и няма начин да го предотвратим. Но един от начините да се намали вероятността от статични или смущения е за всички участници да заглушат телефоните си, освен ако не говорят.

Неизвестен високоговорител. Когато има много хора на линията, може да е трудно да си спомните кой е кой. Дори ако програмата, която използвате, ви идентифицира, посочете името и отдела, преди да кажете нещо важно. Това ще помогне на онези, които не знаете, да се ориентират, преди да кажете дума.

Ехо централно. Понякога в видеообаждането има необяснимо ехо. Ако това се случи, опитайте да го стесните към конкретен човек или да поискате от всички да набират отново. Ако това не реши проблема, бъдете подготвени с друг мост или линия, за да се присъединят хората.

В допълнение към тези кошмари за видеоконференции, тук са няколко съвета за най-добри практики при подготовката за видеообаждане:

Ако организирате среща, бъдете сигурни, че това наистина е необходимо. Почти всички от нас са затворили разговора и са си помислили: "Е, това би могло да бъде постигнато с имейл!" Помогнете на участниците да останат на задачата с ясна и подробна програма. Не забравяйте да оставите време в края за въпроси.

Усъвършенствайте технологията за видеоконференции преди началото на срещата. Не изчаквайте пет минути, преди да започне да се опитва да влезете в залата за първи път. Ако сте домакин на срещата, изпълнете предварително тест. Помолете служител да се присъедини към практическата ви среща, за да можете да се възползвате от възможността за предоставяне на достъп до споделяне на екрана, заглушаване и премахване на участниците и др.

Използвайте много осветление. Няма значение къде сте по време на срещата, офиса, дома си и т.н., бъдете сигурни, че има достатъчно осветление, така че другите да видят лицето ви. Не позволявайте на себе си да бъде подсветка или лицето ви може да изглежда тъмно. Вместо това, уверете се, че светлината идва от вас или отстрани.

Уверете се, че фонът не е разсейващ. Не е много професионално да имаш куп пране или детски играчки, разхвърляни зад теб. Вместо това, отидете за прости и ясни. Облечете се по подходящ начин. Вие сте все още професионалист, така че освен ако не е аудио конференция, обърнете внимание на косата, грима и дрехите. По-специално, носете мътни, неутрални или пастелни цветове; Никакви ивици, пуканки, качулки или нещо друго, което може да разсейва на екрана. Дръжте уеб камерата си на нивото на очите или малко по-високо. Странни ъгли също разсейват. Помислете за закупуването на добър микрофон, особено ако правите много видео разговори. Външният USB микрофон е чудесен избор. Остани фокусиран върху повикването. Не забравяйте, че хората могат да ви видят, така че не се опитвайте да извършвате много задачи по време на видеоконференцията си. Погледни в камерата. Твърде много хора се вглеждат в собственото си изображение на екрана, но това го кара да изглежда (на всички останали), сякаш гледате надолу. Няма да срещнете колкото се може по-професионално и точно, колкото искате. Не забравяйте, видео конферентна връзка е като всяка технология, тъй като има много предимства, както и предизвикателства. За щастие, много от тези предизвикателства могат да бъдат избегнати с малко познания, отстраняване на проблеми и търпение. Така че се пригответе и се потопите в следващата ви онлайн видео конференция с лекота. Светлини, камера, действие!

Вижте още на: www.tenveo-video-conference.com

Тел: +8613657740706

Whatsapp: +8613657740706

Skype: sfairaxdon

QQ: 451810239

WeChat: 13657740706

Facebook: Рейчъл Лианг

Linkedin: Рейчъл 梁枫悦

Twitter: TenveoTenveo

Имейл: Rachel.liang@tenveo.com

Уебсайт: http: // www.tenveo-video-conference.com /

Магазин на Aliexpress: https://tenveo.aliexpress.com/

Добави: Room511-514, Fengtian Нова технологична сграда, Северна Xuegang Road, Longhua dist. Shenzhen.CN.