Tps за добри срещи на разстояние
Apr 23, 2019
Съвети за добри срещи на разстояние
Дистанционните срещи спестяват време и водят до по-бързи резултати
Някои от предимствата на срещите на разстояние са:
• Намаляване или премахване на пътните разходи
• Увеличаване на ефективността на фирмата - времето за пътуване става работно време
• Намаляване на нивата на стрес сред служителите - баланс между работата и личния живот
• Право и спонтанно
• Природосъобразен
Съвети за добри телеконференции
Подготовка (ако председателствате заседание)
Предназначение. Имате ясна цел за срещата и какво очаквате от участниците. Това е среща за информация, дискусия или решение?
• Правилни хора. Поканете правилните хора, хората, които и двете добавят нещо към срещата, и които получават нещо от това.
• Необходими показания. Изпращайте необходимите четения на участниците и личен коментар на всеки от участниците за това какво се очаква от тях. Предполагат ли те да донесат определена информация на срещата или да обяснят нещо конкретно.
• Ясен дневен ред. Изпращайте дневен ред и списък на участниците своевременно преди срещата.
• Информирам. Обяснете как да се присъедините към събранието (телефонен номер и всеки ПИН код) или дали ще бъде направено обаждане до участника.
• Тест. Преди да проведете първата си среща, направете няколко тестови повиквания и изпробвайте различните функции. Може да се окаже, че комутаторът ви изисква специални команди, за да позвъните на няколко участника - проверете с вашия телефонен мениджър.
• Документация. Как ще бъде документирана срещата? Добра идея е да използвате функцията за запис.
• Не го усложнявай. Ако срещата е повтаряща се, добавете участниците като група в ръководството за конференцията или добавете отделни контакти към телефонния указател.
• Започнете и завършете навреме. Винаги започвайте срещата в определеното време, дори ако липсват участници.
(Планирайте кратка почивка, ако срещата трябва да бъде удължена).
• Проследяване и проследяване. Обобщете, проследете и изпратете бележките за срещите непосредствено след срещата. [Определете крайните срокове и нека всички знаят кой е отговорен за това].
По време на заседанието (ако председателствувате на заседание)
Въвеждане. Добре дошли и представете всички. Това води до добро начало на срещата и осигурява атмосфера, която да приобщава, дори за онези хора, които са извън обекта. Ако срещата не е много голяма (до 10 участници), помолете участниците да се представят накратко, за да получат ухо за гласа си. Винаги се опитвайте да създадете атмосфера, която дава на хората усещането да седят всички заедно, дори и тези, които участват в други места.
• Минути. Водете си бележки или назначете секретар, който може да отнеме минути и да има достъп до записа, ако е направен такъв.
• Програма. Лицето, което ръководи срещата, обяснява за какво се състои срещата и колко време ще се проведе и дава кратко резюме на дневния ред.
• Прекъсвания. Започнете срещата, като обясните основните правила за срещата и какво може да ви безпокои.
Не трябва да четете електронна поща, да сърфирате в своя смартфон, да работите с други задачи и т.н.
• Прекъсвания. Ако срещата продължи повече от 45 минути, вземете почивка, за да позволите на хората да протегнат краката си за 10-15 минути, преди да продължат.
• Достигнете споразумение. Преди да преминете към нов елемент, проверете с различните участници дали някой иска да каже нещо. Това кара всички да се чувстват ангажирани.
• Динамичен. Управлявайте и разглеждайте динамиката в групата. Уверете се, че всеки има право да говори по въпроса, който се обсъжда, да се занимава с конфликти.
• Обяснете. Ако нещо се случи в стаята (което може би се смее), обяснете какво се случва с всеки, който участва по телефона, за да се гарантира, че всички се чувстват включени.
• Време за въпроси. Отделете време за справяне с всякакви въпроси.
• Нова среща. Ако има въпроси, които трябва да бъдат проследени, съгласувайте време за следващата среща.
След срещата (ако председателствате заседание)
Следвайте и следвайте. Обобщете, проследете и изпратете бележките за срещите непосредствено след срещата. Задайте срокове и нека всички знаят кой е отговорен за какво.
За всеки, който участва в среща (на отдалечено място)
• Мир и тишина. Опитайте се да намерите възможно най-тихо място за сядане.
• Паркирайте. Ако участвате от колата си, паркирайте безопасно, например на паркинг, преди да се присъедините към срещата.
• Изключете микрофона. Ако седите някъде с голям фонов шум, например на летище или в кола или кафе, изключете микрофона (без звук), когато не говорите.
• Бъдете готови в достатъчно време. Уверете се, че сте навреме за срещата, за да си дадете възможност да разговаряте с други участници преди началото на срещата (по същия начин, както биха направили хората в една конферентна зала заедно).
• Представи се. Ако имате какво да кажете, уверете се, че хората разпознават гласа ви, като се представят на първо място.
• информирайте хората. Ако прекъснете връзката (лошо приемане и т.н.), незабавно се обадете и в удобен момент оставете другите участници да знаят, че сте отсъствали известно време.
• Фокусиране. Концентрирайте се върху срещата. Не четете електронна поща и не правете други неща по време на срещата.
