Съвети за Вашите бизнес срещи
Sep 13, 2018
Съвети за Вашите бизнес срещи
1. Започнете с хубаво въведение
Започнете всяка среща, като въведете всички участници и водещи. Когато вашите служители са в състояние да поставят име и лице заедно, те се чувстват по-включени в работата, която се провежда и се чувстват част от екипа. За разлика от обикновените телефонни конферентни разговори, когато можете само да чуете говорещия човек, когато провеждате видеоконференция, всъщност можете да видите лицата на другите участници. Една от добавените предимства на това, че се виждаме, е, че помага да се намали броя на случаите, в които хората случайно говорят един на друг, или не могат да определят кой говори в даден момент. В резултат на това срещите могат да станат по-плавни и да поддържат ангажираността на участниците и да допринасят активно за срещата чрез видеоконференция на Tenveo.
2.Свържете участниците
Ангажирайте участниците чрез използването на софтуер за споделяне на екрана. Когато провеждате виртуална среща, е лесно за участниците да напуснат срещата и да бъдат разсеяни от други неща в тяхната среда. Това често е резултат от липсата на визуални ефекти, с които участниците да се ангажират по време на срещата. Увеличаването на срещите ви позволява лесно да споделяте визуални ефекти от един участник в срещата с друг, за да дадете визуални референции, които всеки може да използва и да поддържа фокуса си през цялата среща. Споделянето на екрана ви позволява да споделяте презентации, видеоклипове, документи и други неща в PowerPoint, които можете да отваряте на екрана си с други участници. Една уникална функция, предлагана от Tenveo, е използването на бяла дъска за споделяне на информация между участниците. Тази функция позволява на членовете на екипа да правят пояснения, които го правят идеален за мозъчна атака. Когато вашата среща е запазена, тези анотации също са запазени и лесно достъпни, правейки бележки и документиране на срещата бриз.
3.Улеснете процеса на представяне
Позволете на многобройни участници лесно да представят информация по време на срещата. Когато участниците ви не са в състояние лесно да взаимодействат и да се ангажират един с друг, те могат да бъдат обезкуражени и да загубят интерес към участие в срещата. Много виртуални срещи на платформи затрудняват прехода от един водещ към друг. Това не само осуетява водещите, но и затруднява поддържането на вниманието на участниците по време на срещата. Избирайки една платформа за обединени комуникации, която позволява на водещите да споделят информация лесно, независимо от мястото, от което идват, този проблем се елиминира, видеоконференцията на Tenveo може да направи това. Лекотата на използване на софтуера за видеоконференции Zoom прави прехода от един високоговорител на следващия почти безпроблемен.
4.Гледайте отвъд часовите зони
Улеснете участниците да се присъединят към срещата от всяко местоположение, в което са в момента. Тъй като служителите пътуват, работят от отдалечени места и имат офис местонахождения в различни градове, е важно да могат да се присъединят лесно към среща на няколко места, за да могат участниците не само да присъстват на срещата, но и да се ангажират с други участници. Много платформи се предлагат само за определени типове устройства. Платформата за срещи Tenveo може да се използва на компютър с прозорец или Mac, както и на мобилно устройство, базирано на Android или Apple, едновременно, без да се налага да се притеснявате за проблеми при взаимодействието между различните устройства. В резултат на това участниците могат да участват с натискането на бутон от всяко място, в което се намират, от по-голямо разнообразие от устройства, отколкото от други услуги.
5.Нека участниците да участват в дискусията
Уверете се, че на участниците ви е дадена възможност да предоставят обратна връзка, да задават въпроси и да допринасят за дискусията. Видеоконференцията улеснява виждането на участниците и визуалните знаци един от друг, така че разговорът се чувства по-естествен от традиционното конферентно повикване. Някои инструменти за срещи с видеоклипове позволяват на участниците да използват споделяне на екрана, но могат да бъдат ограничени в другите инструменти, които предлага. В допълнение към споделянето на екрана, срещите на Tenveo позволяват на участниците да участват в разговор помежду си, да правят пояснения с помощта на функция на бяла дъска, споделяне на файлове, да публикуват въпроси за водещия и дори да запазват срещата за бъдещи справки. В резултат на това участниците могат да се включат в срещата, като използват редица онлайн инструменти за сътрудничество, до които няма да имат достъп, когато използват други платформи.
Използвайки тези пет съвета, за да насърчите участниците в срещите си да се включат в следващата ви среща, може да се гарантира, че вашата среща е успешна. Когато участниците са ангажирани, те чувстват, че гласът им е важен в процеса на вземане на решения и взема личен дял от работата, която се провежда. Те се чувстват ценени и са по-склонни да направят най-доброто си крака напред. Когато повече хора участват в процеса на срещи, те могат да допринесат с нови идеи и да предложат различни гледни точки, които може да не са били разгледани в миналото. Когато екипът работи заедно, проблемите могат да бъдат по-добре адресирани и някои проблеми могат да бъдат разгледани, преди да възникнат дори.
