9 съвета за ефективни онлайн срещи

Наскоро написахме популярна статия за това как да имаме ефективни срещи. Някои хора посочиха, че онлайн срещите изискват специален набор от умения и може да бъде трудно да се следват същите съвети, които дадохме за срещи на човек. С толкова много хора, работещи от домовете, изглеждаше добра идея да се обърнете към тези срещи. Тъй като работя основно от дома, добър процент от срещите ми се извършват чрез видеоконференции и споделяне на екрана. След като направите това няколко години, ето някои от най-добрите съвети, които бих предложил за хора, които започват да правят онлайн срещи.

1. Останете фокусирани

Лесно е да се разсейвате или да се опитате да изпълнявате много задачи, когато се намирате в онлайн среща. Не правете това. Особено, ако сте на видео, останете фокусирани върху срещата и не позволявайте на вашето куче или деца да влязат в офиса или да се появят на камерата. Ако сте физически на среща, вашето присъствие ви дава някои "точки" за внимание, дори ако сте дрънкащи или гледате през прозореца. С онлайн среща, дори и много малко разсейване може да ви накара да изглеждате така, сякаш изобщо не обръщате никакво внимание.

Проведох видеоконференции, при които едно лице продължава да се прекъсва или разсейва с други телефонни обаждания и т.н. На видеоконференция той се среща като 10 пъти по-непрофесионален от лично.

2. Вземете правилната технология

Да предположим, че технологията ще бъде проблем и да си дадете много възможности и достатъчно време, за да получите всичко възможно. Ето някои неща, които трябва да обмислите:

Рестартирайте компютъра си по-рано. Ако от време на време се налага да рестартирате компютъра си, за да не бъде затънал, направете това преди срещата. Не искате да принуждавате всички да чакат, докато рестартирате машината си.

Свържете 10 до 15 минути по-рано. Ако има някакви проблеми, искате да сте сигурни, че знаете за тях преди време. Това е особено вярно, ако използвате уеб конферентна система, която познавате. Възможно е да има малка крива на обучение и може да има някои инструменти, които трябва да бъдат изтеглени и инсталирани.

Имате алтернативна информация за връзка. Много решения за уеб конференции ви позволяват да използвате аудио през вашия компютър или по телефона. Уверете се, че разполагате с необходимата информация, за да свържете двата начина. Ако проблемите с връзката правят вашето видео изображение малко тромаво, това не е голяма работа, но ако хората не могат да разберат какво казвате, няма да можете да допринесете.

Уверете се, че вашата интернет връзка няма да бъде наситена. Не се опитвайте да провеждате видеоконференция, докато някой друг се опитва да качи цял DVD с данни. На повечето места скоростта на качване е вашето препятствие, но тя работи по два начина. Гласът е особено чувствителен към скоростта на връзката ви, така че ако имате проблеми, опитайте да използвате телефон за гласовата връзка, така че най-малкото да чувате и да се чувате ясно.

Имате резервна връзка, на която лесно можете да превключите. Ако правите много видеоконференции от дома, вероятно си заслужава да имате резервна интернет връзка. На много места можете да получите DSL линия от $ 15 до $ 30 на месец. Обаче, това е полезно само ако знаете как да превключвате бързо, в случай че нещо се срине.

Изключете други програми. Не се опитвайте да провеждате видеоконференция, докато приложението ви за редактиране на видео или огромен файл с Photoshop са отворени. Затворете програми, от които не се нуждаете. Това ще намали шанса на вашия компютър трясък и увеличаване на наличните ресурси за провеждане на видео конференция.

Използвайте UPS. Не бихте искали да удряте офлайн, ако захранването се изключи и отново се включи. Уверете се, че цялата комуникационна верига е свързана с архивиране на батерията. Ако компютърът ви е на резервно копие на батерията, но кабелният ви модем не е такъв, все още имате слаба връзка, ако захранването изгасне.

3. Проследяване на резюме на имейли

На истинска среща някои от ценните части се появяват след приключването на срещата. Хората говорят за това, какво ще правят, ще изяснят ангажиментите и т.н. Опитайте се да пресъздадете това, ако можете. Изпращане на имейл обобщение на какви решения са взети и кой е поел ангажимент за това, което ще помогне да се уверите, че няма недоразумения и да помогнете за създаването на запис, който всеки може да използва.

4. Аргументирайте учтиво

Както посочва Брайън, споренето може да е полезно за срещи, но не можете да спорите по същия начин по време на видеоконференция, колкото можете лично, без да се превърнете в тъга. Все още трябва да спориш. Както казахме, най-важната част от срещата работи чрез несъгласия и съчетаване на идеи. Все пак, трябва да бъдете особено внимателни, за да бъдете учтиви, тъй като сте в неравностойно положение, когато става дума за невербална комуникация. Вашият език на тялото и позата няма да предават както чрез видеокамерата така, както правят лично, така че начинът, по който казвате нещата става много по-важен.

Ето някои начини да спорите учтиво:

Посочете позицията на другия човек с емпатия. Това показва, че разбирате какво говорят. Добавяне на фрази като "Виждам защо смятате, че това е важно" и "Мога да видя стойността в това от перспективата на XYZ". Показването, че разбирате позицията на някого и важността на позицията му е много ценен начин да го разберете Гледна точка, защото ги предпазва от защита.

Остани фокусиран върху проблема - не хората. Бъдете много внимателни да не правите нищо, което да изглежда като лична атака.

Изчакайте да посочите позицията си. Не започвайте да говорите с полу-формулирана идея. Не е неразумно да напишете няколко думи, очертаващи вашия аргумент, преди да започнете да говорите. Помнете, че сте в несловесен комуникационен недостатък, така че вашето словесно общуване трябва да е кристално ясно и изключително убедително.

Обърнете внимание на всяка враждебност, дори и да е незначителна. Казвайки неща като "Знам, че се чувствате силно за това и оценявам страстта ви", може да ви помогне да запазите нещата, фокусирани върху идеите, и да помогнете за разпространяването на враждебност между отделните хора.

Планирай напред. Ако знаете, че някои дискусии вероятно ще станат спорни, планирайте напред. Ако знаете, че Джо може да се ядоса за вашата идея, но Сюзън го подкрепя, разговаряйте със Сюзън преди време. Може би и вие можете да представите части от позицията си, така че Джо да не се съсредоточава върху един човек. Може би Сюзън може да представи тази идея, защото има по-добри работни отношения с Джо и ще бъде в една и съща стая с него, така че тя не е в невербалната комуникативна неприятност.

Проследяване на хората по телефона. Бързото обаждане до няколко души след срещата може да бъде ценно, за да се уверите, че няма трудни чувства. Това може да помогне да се възпроизведат някои от взаимодействията, които възникват след среща на човек, когато хората се връщат на бюрата си.

5. Елате подготвени

Уверете се, че сте готови всичко преди срещата. Видеоконференциите са склонни да увеличават всяка липса на подготовка от ваша страна, затова се уверете, че имате някаква документация или файлове, където лесно можете да ги получите, без да се налага да се оглеждате наоколо. В реалния живот, ако се наклоните да погледнете в куфарчето си, може да не е голяма работа, но ако изчезнете от екрана, за да получите нещо, то може да ви накара да изглеждате така, сякаш не сте вършили подготвителната си работа. През повечето време не искате да изчезвате на екрана, ако можете да го помогнете.

6. Погледнете в камерата

Най-добрите системи за видеоконференции ви позволяват да гледате хора, докато гледате направо в камерата. Опитайте се да поставите вашата видеокамера с това. Ако гледате вляво в образа на други хора и видеокамерата е отдясно, изглежда, че просто гледате отстрани. Ако не можете да видите и двете, обикновено е добра идея да погледнете камерата си, за да дадете на всички очи контакт с другия край. Ако на екрана ви се показва визуализация на изображението, опитайте се да поставите камерата и прозореца, така че изглежда, че гледате в очите.

7. Почистване, без разсейване на фон

Бъдете много наясно какво е във фонов режим зад вас или на бюрото си пред вас. Опитайте да поддържате офиса си чист и безпроблемен, колкото е възможно. Бъдете много внимателни за това, хората да ходят зад вас. То може да бъде разсейващо, да изглежда непрофесионално и може да свърши нещо неудобно. Новините искат да покажат на всичките си анализатори, че работят зад тях на компютрите си. Неотдавнашно излъчване на финансови новини показа, че работникът, гледащ снимки на бански костюми на монитора си на заден план. В идеалния случай искате да поставите бюрото си така, че хората да не могат да ходят зад вас. Ако работите вкъщи, не искате една от децата ви да се разхожда наоколо на заден план.

8. Използвайте добра камера

Докато вградената камера на вашия лаптоп може да работи, вероятно ще имате по-добро качество с външна камера. Използвам DV камера, закачена в компютъра ми с firewire и дава много добри резултати. Може да ви бъде от полза да отделите известно време, за да разберете как работи баланса на бялото върху камерата. Направих някои онлайн срещи с хора, които изглеждат, че са прекарали 10 часа в солариум, защото тяхната камера прави кожата да изглежда ярко червена. Макар че това не е голяма работа, колкото по-професионално можете да изглеждате, толкова по-добре. Друга особеност, която харесвам за камерата ми, е дистанционното управление. Това прави по-лесно да рамкирам картината, без да се налага да стигна до камерата или да оставя изображението.

Уверете се, че имате достатъчно светлина. Ако фотоапаратът ви е с вградена светлина, опитайте да го включите. Отварянето на сянката или включването на друга лампа може да направи голяма разлика в това, доколко изглежда вашият образ на другите участници.

9. Край навреме

Искате хората да се явят навреме за Вашата важна среща. Трябва да им дадете същото ниво на уважение и край, когато кажете, че ще свършите. Ако продължавате да спазвате графика на дневния ред, приключването на времето не трябва да бъде прекалено трудно и завършването на ранното дело винаги е добро нещо.